Używasz Worda często – masz już swoje wypróbowane formaty. Ale są też takie funkcje, o których nie masz bladego pojęcia i nie klikasz w nie nigdy?
Microsoft Word to potężne i najpopularniejsze narzędzie do edytowania tekstu, które oferuje szereg poleceń, umożliwiających tworzenie dokumentów. Jedną z najważniejszych funkcji, które mogą znacząco wpłynąć na jakość i wygląd Twojego tekstu, są style i formatowanie. Wiesz, czym są, jak z nich korzystać i jakie korzyści przynoszą?
Czym są style w Microsoft Word
Style to zestawy zdefiniowanych formatów, które można zastosować do tekstu, aby uzyskać spójny i profesjonalny wygląd dokumentu w szybki sposób. Dostęp do nich znajduje się na górnym pasku narzędziowym w zakładce „Narzędzia główne”. Każdy styl zawiera ustawienia dotyczące czcionki (jej rozmiaru, koloru), odstępów między wierszami, marginesów i innych elementów formatowania. Dzięki temu nie musisz na przykład za każdym razem ustawiać wszystkich formatów nagłówka (rozmiar i kolor czcionki, interlinia, umiejscowienie). Jednym kliknięciem oznaczasz tekst, który ma mieć właśnie te cechy przypisane do stylu nagłówka. Podobnie możesz zadziałać w przypadku oznaczania obszernych fragmentów tekstu, na przykład cytatów i innych wyróżnień.
Rodzaje stylów
Akapitowe (Paragraph Styles) – zawierają formatowanie całych akapitów, w tym wyrównanie, odstępy między liniami i wcięcia.
Znakowe (Character Styles) – dotyczą formatowania pojedynczych słów, fraz lub znaków, takich jak czcionka, kolor i styl (np. pogrubienie, kursywa).
Style List (List Styles) – umożliwiają definiowanie formatowania list numerowanych i punktowanych.
Style Tabel (Table Styles) – ułatwiają formatowanie tabel, w tym kolory tła, obramowania i wyrównanie tekstu w komórkach.
Jak korzystać ze stylów w Microsoft Word?
Możesz użyć już automatycznie zdefiniowanych stylów w programie. Wystarczy zaznaczyć odpowiedni fragment tekstu i wybrać styl, który chcesz zastosować w zakładce „Narzędzia główne”, w grupie „Style” – na przykład „Tytuł” lub „Nagłówek 1”.
Jeśli nie odpowiadają Ci automatycznie zapisane cechy danego stylu, możesz je zmienić bez trudu. Kliknij prawym przyciskiem myszy na styl w galerii stylów i wybierz polecenie „Modyfikuj”. Zmieniaj ustawienia według swojego uznania.
Może się zdarzyć, że będziesz chciał sformatować tekst w taki sposób, którego nie ma w galerii stylów. Na przykład wplatasz w narrację swojej powieści tekst pamiętnika bohaterki i chcesz go wyróżnić charakterystyczną czcionką o innym kroju i rozmiarze. Nic nie stoi temu na przeszkodzie. Stwórz własny styl. W zakładce „Narzędzia główne”, w grupie „Style”, kliknij „Twórz styl”. Dostosuj ustawienia: wprowadź nazwę nowego stylu, kliknij „Modyfikuj”, a następnie dostosuj wszystkie potrzebne ustawienia formatowania.
Style i formatowanie: korzyści dla tekstu
Stosowanie stylów zapewnia jednolite formatowanie dokumentu, co sprawia, że wygląda on bardziej profesjonalnie i jest łatwiejszy do czytania. Ponadto style umożliwiają szybkie i łatwe zastosowanie formatowania do całego dokumentu, co jest znacznie szybsze niż ręczne formatowanie każdego elementu.
Zmiana stylu automatycznie aktualizuje wszystkie elementy w dokumencie, które korzystają z tego stylu, co ułatwia wprowadzanie zmian. Nie musisz cofać się do wcześniejszych nagłówków, kiedy przy dwudziestym zmienisz formatowanie, zmiany zastosują się automatycznie we wszystkich nagłówkach.
I na koniec ważna informacja! Style nagłówków kolejnych rzędów (np. Nagłówek 1, Nagłówek 2) są niezbędne do automatycznego generowania spisów treści. Gdy skończysz pisanie, jednym kliknięciem stworzysz spis treści na podstawie wcześniej ostylowanych nagłówków.
Style i formatowanie: praktyczne wskazówki
- Wybieraj czytelne czcionki, takie jak Arial, Times New Roman lub Calibri.
- Używaj tych samych czcionek i rozmiarów tekstu dla podobnych elementów (np. nagłówki, akapity).
- Wprowadzaj odstępy między wierszami i akapitami, aby tekst był bardziej przejrzysty.
- Upewnij się, że marginesy są odpowiednie i spójne w całym dokumencie.
- Justowanie akapitów sprawia, że tekst jest równy po obu stronach, co wygląda bardziej elegancko i profesjonalnie. Jednak nie ma zastosowania bezwzględnie we wszystkich tekstach. W tych publikowanych w sieci stosuje się wyrównanie do lewej. Podobnie, jeśli nie ma możliwości dzielenia wyrazów między wierszami, żeby uniknąć dziur w tekście, nie justuje się go.
- Nagłówki mogą być wyrównane do lewej, do środka lub do prawej, w zależności od preferencji.
- W celu zastosowania wyliczeń, nie wpisuj liczb z klawiatury. Używaj list punktowanych i numerowanych. Listy ułatwiają organizowanie informacji i zwiększają czytelność.
Style i formatowanie w Microsoft Word to kluczowe narzędzia, które pozwalają tworzyć estetyczne, spójne i profesjonalne dokumenty. Niezależnie od tego, czy piszesz esej, raport, powieść czy jakikolwiek inny dokument, korzystanie z tych funkcji może znacznie poprawić jakość Twojej pracy i zaoszczędzić czas. Dlatego warto poświęcić chwilę na naukę i dostosowanie stylów, aby w pełni wykorzystać potencjał tego edytora tekstu.
Jeśli chcesz poznać inne funkcje Worda przydatne dla osób piszących, zajrzyj do pozostałych artykułów Word dla piszących: śledzenie zmian, Word dla piszących: tezaurus, Word dla piszących: liczba znaków ze spacjami.